فن إدارة الإجتماعات :

[loulou ange]

فن إدارة الإجتماعات :
أهمية الإجتماعات :
لتوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة ، وذلك من خلال تنوع الخبرات والتخصصات.
التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية
التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة أو مع المنظمات الأخرى .
إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة ( التدريب ) .
إتاحة الفرصة للقادة لتوصيل آرائهم وتوجيهاتهم ووجهات نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الاعضاء و زوار المشاركين ، كما تتيح في نفس الوقت توصيل مطالب وشكاوى العاملين .
رفع معنويات الاعضاء و زوار المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات .

احسب تكلفة اجتماعاتك
بفرض شامل ان عدد الاعضاء 9
9×[5 ساعات فى المتوسط +2 ساعه مواصلات وخلافه ]
=63 ساعه×50 لقاء سنوى= 3150 ساعه
او ×25 لقاء سنوى = 1575ساعة من عمر كل فرد
أن الأمر لا شك فيه مكلف جداً
ولأن الوقت هو اغلى ما فى الحياه
اما اذا كان الاجتماع فعالا وناجحا فان 63 ساعه يستفيد منها كل فرد على حده.

إذاً .. لماذا نجتمع ؟؟؟؟؟

لماذا نعقد الاجتماعات ؟
1- اطار مناسب لتحقيق المسئولية التضامنية فى الاداره .
2- من افضل الوسائل لإتخاذ القرار الجماعى المبنى على الشورى .
3- التحقق من متابعة ما تم الإتفاق على إنجازه وتبادل الخبرة فيها .
4- جملة العقول والخبرات أثناء الحوار الجيد أكبر بكثير من مجموع كل عقل وخبرة على
حده 1+1 +1+1+1+1+1=14 او 35 او……….
5- قوة الشعور بالإنتماء والتلاحم .
6- إمكانية الإستفادة من تكامل الأنماط المختلفة من الاعضاء و زوار لصالح الهدف .
7- مناخ جيد للإبداع والإبتكار .
8- تبنى القرارات والحماس لتنفيذها بشكل جيد .
9- التغلب على نزعات الفرديه وغلو الفرد وتقلبات المزاج ونواحى الضعف الطبيعيه.
10 – التأكيد الدائم على الأولويات وتوحيد الرؤا فى المهام الاساسية والسياسات
والضوابط .
أنواع الاجتماعات
من حيث الانتظام هناك:
(1) اجتماعات دورية: تعقد بصورة منتظمة، في مواعيد محددة مثل الجمعيات العمومية للشركات ومجالس إدارتها واجتماعات البرلمانات.
(2) اجتماعات غير دورية: تعقد في أي وقت، وكلما دعت إليها الحاجة وذلك لبحث شامل موضوع طارئ.
ومن حيث الصلاحية هناك:
(1) اجتماعات توصيات: تعقد لتقديم الاقتراحات فقط.
(2) اجتماعات قرارات: تعقد لاتخاذ قرارات واجبة التنفيذ.
ومن حيث الرسمية هناك:
(1) اجتماعات رسمية: تعقد لبحث شامل قضية معينة أو عدة قضايا تتعلق بسير العمل.
(2) اجتماعات غير رسمية: تعقد في مناسبات اجتماعية مختلفة كدعوات الاستقبال أو التوديع أو الاحتفالات وغيرها.
ومن حيث النظم والإجراءات هناك:
1- اجتماعات منظمه لها قواعد واجراءات .
2- اجتماعات غير منظمه .
.. أما أهم هذه التقسيمات فهو حسب الهدف من الاجتماع.
.. حيث يمكن تقسيم الاجتماعات إلى:
(1) اجتماعات عرض المعلومات:
يتم فيها تداول المعلومات وعرضها دون الحاجة إلى اتخاذ قرارات بشأنها وهذه قد تكون:
(أ) اجتماعات للنصح والتسهيل تعليم والتوجيه.
(ب) اجتماعات للتسويق والترويج للأفكار أو السلع.
(2) اجتماعات اتخاذ القرارات: (متابعه – تسيير الامور _…….-……….)
تهدف إلى اتخاذ القرارات في الأمور المشتركة بين المجتمعين .. وهذه قد تكون:
(أ) اجتماعات لتحديد الأهداف والاستراتيجيات.
(ب) اجتماعات لحل الحل مشكلة.

ثانياً اجتماعات إثارة الأفكار "العصف الذهني"
(1) هي اجتماعات تعقد بهدف تنشيط الأفكار الخلاقة والتوصل إلى أفكار جديدة ومبدعة، ويمكن استخدام هذه الطريقة للمساعدة على تحصيل أشياء منها:
حلول لمشكلات صعبة.
التوصل إلى موضوع لمؤتمر.
التوصل إلى اسم لمنتج جديد.
وضع استراتيجية جديدة.
تعتمد هذه الاجتماعات على الجماعية وهي القوة الإضافية التي يمكن للمجموعة إحداثها، والتي تزيد على مجموع قوى الأفراد المكونين للمجموعة.
أن مفتاح هذه العملية هو الفصل الكامل بين القدرة على الابتكار وبين النقد وتحليل الآراء.
أن القدرة الحقيقية على الابتكار تنتج غالباً من أفكار تبدو لأول وهلة حمقاء، أو تنتج عن إجراء مقارنات بين أمور ظاهرها غير قابل للمقاومة.
يمكن لأي قائد أن يقتل الأفكار الجديدة وأن يقضي على قدرة أي مجموعة على الابتكار عن طريق استخدام صلاحياته في حسم النقاش أو عن طريق الاستهزاء والسخرية من أي فكرة جديدة "غير منطقية" وحتى تحقق هذه الاجتماعات أهدافها لابد من الالتزام الدائم واليقظة طوال الوقت لمجموعة من القواعد العملية، حيث تمر هذه الاجتماعات بعدد من المراحل نعرضها في إيجاز التدوينة القادمة إن شاء الله




©المشاركات المنشورة تعبر عن وجهة نظر صاحبها فقط، ولا تُعبّر بأي شكل من الأشكال عن وجهة نظر إدارة المنتدى©